Ведение кадрового учёта — неотъемлемая часть деятельности любого бизнеса, даже самого малого. В Узбекистане в последние годы требования к кадровой документации и процедурам оформления сотрудников стали значительно строже и прозрачнее, что связано с цифровизацией государственных сервисов и ужесточением контроля со стороны надзорных органов. Для предпринимателей, только начинающих бизнес или уже управляющих небольшой компанией, важно понимать, как правильно организовать кадровый учёт, чтобы избежать штрафов и обеспечить стабильную работу коллектива.
Почему кадровый учёт обязателен даже для малого бизнеса
Вне зависимости от численности сотрудников, бизнес обязан соблюдать нормы трудового законодательства. Даже если в компании работают всего один-два человека, необходимо официально оформлять трудовые отношения, вести штатное расписание, приказы о приёме и увольнении, графики отпусков и другие кадровые документы. Это требование связано не только с защитой прав работников, но и с необходимостью правильного расчёта налогов, социальных взносов и корректного отражения расходов на оплату труда в бухгалтерии.
В 2025 году в Узбекистане вступили в силу важные изменения, которые коснулись всех работодателей. Теперь оформление трудовых договоров и их регистрация должны осуществляться через Единую национальную систему труда (ЕНСТ). Бумажные договоры можно использовать для внутреннего документооборота, но юридическую силу имеют только те, что зарегистрированы в ЕНСТ. Это правило распространяется на всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей и микрофирмы.
Основные документы кадрового учёта
Даже самая маленькая фирма обязана вести следующий комплект кадровых документов:
- Штатное расписание, где отражаются все должности, оклады и структура компании.
- Трудовые договоры с каждым сотрудником, оформленные в электронном виде и зарегистрированные в ЕНСТ.
- Приказы о приёме на работу, переводах, отпусках, увольнениях.
- График отпусков, утверждаемый ежегодно.
- Табель учёта рабочего времени, позволяющий фиксировать фактическое присутствие сотрудников.
- Личные карточки работников, где содержатся основные сведения о сотруднике, его квалификации, стаже и перемещениях внутри компании.
- Журнал регистрации приказов и других кадровых документов.
- Правила внутреннего трудового распорядка, определяющие рабочий график, порядок предоставления отпусков, дисциплинарные требования и прочие аспекты внутренней жизни коллектива.
Большинство этих документов можно вести в электронном виде, используя специализированные программы или онлайн-сервисы. Однако оригиналы трудовых договоров и ключевых приказов рекомендуется хранить и в бумажном виде, чтобы при необходимости предъявить их контролирующим органам.
Регистрация сотрудников и трудовых договоров
С 2025 года все трудовые договоры, а также дополнительные соглашения к ним и приказы об увольнении должны регистрироваться в ЕНСТ в течение пяти рабочих дней с момента подписания. Для этого работодатель указывает ФИО сотрудника, паспортные данные, ПИНФЛ, дату и номер договора, а также основные условия труда. Аналогично регистрируются изменения в условиях работы и расторжение договора.
Это нововведение значительно повысило прозрачность трудовых отношений и упростило государственный контроль за соблюдением прав работников. Теперь любые нарушения — например, неоформленный сотрудник или задержка с регистрацией договора — быстро выявляются через электронную систему. За такие нарушения в 2025 году предусмотрены значительные штрафы, которые могут существенно ударить по бюджету даже небольшой компании.
Особенности кадрового учёта у индивидуальных предпринимателей
Индивидуальные предприниматели в Узбекистане имеют право нанимать сотрудников, но должны соблюдать все требования трудового законодательства. Для ИП предусмотрены некоторые упрощения: например, не обязательно вести трудовые книжки работников, если их стаж подтверждается уплатой пенсионных взносов. Однако трудовой договор с каждым сотрудником должен быть оформлен и зарегистрирован в ЕНСТ, а также своевременно сообщён в налоговые органы.
ИП обязан удерживать и перечислять за работников все необходимые налоги и социальные взносы. В случае нарушения этих требований предприниматель рискует получить штраф и даже лишиться права заниматься бизнесом.
Хранение кадровых документов и защита персональных данных
Кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому должны храниться с соблюдением всех требований конфиденциальности. Доступ к личным делам сотрудников должен быть ограничен, а сами документы — храниться в запираемых шкафах или сейфах. После увольнения сотрудника его личное дело хранится в компании не менее года, а затем передаётся в государственный архив, где должно храниться в течение 75 лет.
Автоматизация кадрового учёта и современные решения
Современные технологии позволяют значительно упростить ведение кадрового учёта даже в малом бизнесе. На рынке представлены различные программы, такие как 1С:Зарплата и управление персоналом, которые позволяют автоматизировать расчёт зарплаты, учёт отпусков, больничных, формирование отчётности и другие рутинные операции. Использование таких решений снижает риск ошибок, экономит время и облегчает подготовку к проверкам.
Для онлайн-отправки отчётности и регистрации сотрудников удобно использовать государственные порталы, такие как my.soliq.uz и my.mehnat.uz. Через них можно подать все необходимые сведения о работниках, оформить трудовые договоры и получить консультации по вопросам трудового законодательства.
Ответственность за нарушения и новые тенденции
В 2025 году государство усилило контроль за официальным оформлением сотрудников. За неоформленных работников или отсутствие кадровых документов предусмотрены штрафы от 5 до 10 базовых расчётных величин, а при повторном нарушении — до 15 БРВ. Это серьёзный стимул для малого бизнеса соблюдать все требования законодательства.
Кроме того, с 2025 года в стране внедряются механизмы стимулирования укрупнения бизнеса, что предполагает более тесное взаимодействие между самозанятыми, индивидуальными предпринимателями и малыми предприятиями. Это открывает новые возможности для роста, но одновременно требует более строгого соблюдения всех формальных процедур, в том числе в части кадрового учёта.
Практические советы предпринимателям
- Не откладывайте оформление кадровых документов — даже если у вас всего один сотрудник, все бумаги должны быть в порядке.
- Используйте электронные сервисы для ведения учёта и регистрации сотрудников — это быстрее и удобнее, чем бумажная волокита.
- Регулярно проверяйте актуальность своих локальных актов, штатного расписания и трудовых договоров в соответствии с изменениями законодательства.
- Обеспечьте защиту персональных данных сотрудников и ограничьте доступ к их личным делам.
- Не забывайте о сроках хранения документов и своевременно передавайте их в архив.
Ведение кадрового учёта — это не только формальность, но и основа стабильной и прозрачной работы бизнеса. Соблюдение всех требований законодательства позволит избежать штрафов, защитить права сотрудников и создать надёжную репутацию вашей компании на рынке.
Не рискуйте — доверьте кадровый учёт профессионалам
Правильная организация кадрового учёта — это не только защита от штрафов, но и залог стабильной работы бизнеса. В условиях новых требований 2025 года даже малейшая ошибка в оформлении сотрудников может привести к серьёзным финансовым и репутационным последствиям.
Azma Finance помогает предпринимателям пройти весь путь от идеи до запуска бизнеса: консультируем по регистрации ИП и ООО, помогаем получить налоговые льготы, сопровождаем сделки и инвестпроекты.
Хотите открыть бизнес осознанно и избежать ошибок? Свяжитесь с нами — мы всегда рядом!
Хотите открыть бизнес осознанно и избежать ошибок? Свяжитесь с нами — мы всегда рядом!
